Groepsgesprekken verlopen zelden exact op een manier die je op voorhand plant of bedenkt. Immers, een groepsdynamiek ontwikkelt zich vaak op het moment zelf. Dat betekent niet dat je je niet goed kan voorbereiden. Vertrouw zeker op je programma, maar laat het tijdens het gesprek ook wat los en monitor permanent de dynamiek van het gesprek.
Om een groepsgesprek optimaal te faciliteren, zijn er een aantal elementen waarmee je rekening kan houden.
Praktisch: locatie en duur
Niet iedere groep is het gewend om gevoelige onderwerpen of issues met elkaar te bespreken. Daarom kan het zinvol zijn om uit te wijken naar een andere locatie dan de vertrouwde werkplek. Vergis je niet, de locatie van het gesprek heeft veel meer invloed op het gesprek dan je zou denken.
Kies voor neutraal terrein. Het zorgt veelal voor een andere mindset bij de deelnemers, waardoor lastige gesprekken gemakkelijker op gang komen. Geef de voorkeur aan een afgesloten ruimte, wat rust en discretie garandeert en waarin anderen niet zomaar kunnen storen of meeluisteren.
Maak voldoende tijd vrij of plan meerdere sessies. Wanneer je niet genoeg in de diepte geraakt, zal het resultaat van het gesprek niet veel opleveren en niet duurzaam zijn. Reserveer om te beginnen bv. Minimum 2 uren en eventueel zelfs iets meer. Het aantal sessies hangt af van het issue, de groepsomvang, het doel en de dynamiek van de groep (het vermogen om verdiepend in gesprek met elkaar te gaan).
Groepssamenstelling
De samenstelling van de groep mensen is afhankelijk van het doel dat je wil bereiken. Het kan erg interessant zijn om mensen van diverse achtergronden en niveaus met elkaar in gesprek te brengen. Zo kunnen zij van elkaar leren en meer verbondenheid creëren.
Maar opgelet, soms is deze stap te groot voor de eerste sessie. Zorg voor een veilige omgeving. Een logistiek medewerker meteen tegenover de CEO plaatsen is wellicht geen goed idee. De veilige basis is dan onvoldoende. Zorg dan voor tussenstappen: breng homogene groepen eerst met elkaar in contact - mensen met vergelijkbare kenmerken zoals taken (functie), leeftijd, afkomst en behoefte - waardoor zij zich sterker voelen om zich verbaal uit te uiten.
Wil je echter een doorbraak realiseren, dan zal je ook in heterogene groepen gesprekken moeten organiseren. In goede gesprekken, waarin mensen zichzelf kunnen uiten, vragen durven stellen, erkenning en begrip voelen en zelfs misschien gelijkenissen ontdekken, ontstaat verbinding.
Wanneer je het over kwetsbare onderwerpen hebt, zorg dan dat de groep niet te groot is, want daar zijn mensen namelijk minder geneigd om zich kwetsbaar op te stellen.
Afspraken en spelregels in groep
Spel en sport kunnen enkel plaatsvinden wanneer iedereen de spelregels begrijpt en naleeft. Dat is voor een goed gesprek niet anders.
Daarom is het belangrijk om met alle gesprekspartners voorafgaandelijk een en ander duidelijk te stellen. Laat je elkaar uitpraten of zijn tussenkomsten toegelaten? Wat met hoffelijk taalgebruik en wederzijds respect? Misschien hebben de deelnemers zelf ook nog suggesties. Vraag steeds het akkoord van alle aanwezigen alvorens definitief van start te gaan.
Het kader schetsen in functie van veiligheid
Deelnemers ervaren in een gesprek meer veiligheid als er duidelijkheid is over het doel, de verwachtingen en de rollen van de aanwezigen. Je kan het gesprek daarom eventueel aanvangen met een introductie waarin je antwoord geeft op de volgende vragen:
De verschillende rollen van de gespreksdeelnemers moeten helder zijn. Is er bijvoorbeeld iemand die het gesprek leidt of faciliteert? Is er een leidinggevende aanwezig met een specifieke rol? Of is er iemand die aantekeningen maakt? Kortom, iedereen moet van elkaar weten wat ze van elkaar kunnen verwachten zodat een eigen interpretatie geen plaats heeft.
Start en einde: het belang van een check-in en check-out
Met een check-in vermijd je dat de confrontatie met de werkelijke inhoud en het doel van het gesprek van bij de start meteen te groot is. Het is een moment om als groep te landen.
Stel je aan elkaar voor en licht eventueel een tipje van de sluier over elkaars agenda’s en persoonlijke thema’s. Door middel van een check-in krijg je mogelijk een eerste beeld van wat er ‘onder water’ leeft in de groep. Verder zorgt een check-in voor actieve betrokkenheid van alle deelnemers, omdat iedereen effectief incheckt door het vrijwillig beantwoorden van de check-in vragen.
Check-in vragen kunnen best relevant zijn voor het groepsproces en de inhoud van het gesprek. Voorbeelden van algemene vragen die je bij een check-in kunt stellen, zijn:
Tijdens de check-in reageer je niet op elkaar. Begin zelf als leider van het gesprek. Modelleer daarmee hoe lang en hoe diep je wilt gaan. De duur van de check-in is afhankelijk van het doel en het programma van het gesprek, variërend van vijf minuten tot uren. Het is een simpele en effectieve manier om voor veiligheid en inclusie te zorgen in de groep. Je kunt een check-in zowel in grote als kleine groepen doen, hiervoor zijn diverse varianten bekend.
Aan het einde van het gesprek hecht je het gesprek ook weer af met een check-out. Je biedt hiermee een formeler alternatief voor het gesprek dat de deelnemers anders achteraf op de gang zouden hebben en waar vaak rake dingen worden gezegd over de beleving die ze hadden bij het gesprek. Zeker bij pittige gesprekken, zijn mensen vaak nog emotioneel aan het einde van het gesprek. Door hierbij stil te staan, verlaten de deelnemers het gesprek vaak comfortabeler. Je kunt bv. vragen:
Inhoudelijk: de facilitator maakt of kraakt
Als facilitator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van iedere deelnemer en zorg je voor een goede structuur van het gesprek. Dit doe je door open vragen te stellen, waar nodig door te vragen, hypotheses te toetsen, tussen de regels door te lezen en iedereen aan het woord te laten. Een belangrijk uitgangspunt is dat je met jouw interventies zo diep gaat als noodzakelijk voor het doel van het gesprek en zo diep als de groep aankan.
Een facilitator kan het gesprek dus maken of kraken. Het is een vak op zich om een goed gesprek te faciliteren.
Na een geslaagd gesprek waarin de deelnemers elkaar volledig hebben begrepen en hun wederzijds verschillen accepteren, volgt vaak al een consensus over bepaalde zaken. Het lukt uiteraard niet altijd om ieders behoeften, visies en gedrag volledig op elkaar af te stemmen. Misschien vraagt de situatie dan wel om een vervolggesprek of nog meer oog voor de resterende onderlinge verschillen. Het grote risico zit verscholen in het feit dat we elkaar niet meer kunnen of willen begrijpen, waardoor misverstanden en irritaties groter worden en er (nog meer) meer afstand ontstaat. Sterke culturen hebben juist oog en respect voor de onderlinge verschillen en brengen diverse partijen juist met elkaar in gesprek.
Neutraliteit: een essentieel element
Voor alle vormen van interventies geldt: let op de wijze van formuleren. Zorg ervoor dat nergens een veroordeling doorklinkt. Kortom: blijf zo neutraal mogelijk. Als je te veel laat blijken dat je de groep een bepaalde kant op wil sturen, loop je het risico dat je de openheid en het vertrouwen van de deelnemers verliest. Om je eigen neutraliteit te toetsen, kun je een neutraliteitsoefening vooraf doen. Dit geeft inzicht in jouw eigen opvattingen rondom het thema en de gevoelens die bepaalde deelnemers bij jou oproepen.
Overweeg WE MEDIATE als professioneel gespreksfacilitator
Ben je niet gewend om op de werkvloer te praten over thema’s als diversiteit, mentale gezondheid en gelijkheid?
In dat geval kan de drempel om het gesprek aan te gaan erg hoog zijn. Het kan dan erg zinvol zijn om een neutrale facilitator van buitenaf in te schakelen. Iemand die onafhankelijk en onpartijdig is. Dit geeft een veilig gevoel. Zoals je hebt gelezen, komt er behoorlijk veel bij kijken om een goed gesprek te faciliteren. Het is een vak apart. Contacteer ons.
Nog wat random tips gebundeld
Copyright © Alle rechten voorbehouden - Erkend door de Federale Bemiddelingscommissie (FBC) cfr. artikel 1727 §6 Gerechtelijk Wetboek met erkenningsnummer 4666.
