Eilandjescultuur in een organisatie, wat is dat?
We hebben het over een eilandjescultuur wanneer collega's van een afdeling vooral gericht zijn op de eigen afdeling en taken. Er is niet steeds oog voor het ruimere plaatje of het collectieve bedrijfsbelang. Dergelijke cultuur heeft zeker z’n voordelen, maar het gaat helaas en nog vaker ook met nadelen gepaard.
Wanneer je werkt in een grote organisatie of af en toe mensen spreekt die er werken, heb je zeker al iemand hebt horen zeggen dat het ieder voor zich is, dat de samenwerking niet optimaal is, dat er sprake is van een eilandjescultuur. Vaak komt een dergelijke opmerking voort uit frustratie, bv. omdat de samenwerking sputtert, collega’s of afdelingen naast elkaar werken en er onvoldoende besef leeft hoe belangrijk het collectieve bedrijfsresultaat is.
Een eilandjescultuur, hoe ontstaat dat?
Een organisatie is voor de buitenwereld vaak één geheel. Klanten of doelgroepen zien geen afdelingen of onderlinge verhoudingen. Ze zien één naam, logo of organisatie. Binnen de muren van de organisatie zelf is dat natuurlijk een ander verhaal. De mensen die er werken, beogen dan wel dezelfde missie en doelstelling, maar in de praktijk zijn ze vaak ook onderdeel van een afdeling of team. Wie de organisatie van binnenuit bekijkt, zal vaak al gauw ontdekken dat deze intern enigszins verdeeld is.
Zo heel vreemd is dat niet. In een organisatie zijn vaak verschillende afdelingen actief die zich bezighouden met (enkel) hun vakgebied binnen het grotere geheel. Denk aan de afdelingen zoals boekhouding, HR, marketing, verkoop, IT, customer service, management en directie. Hoewel iedereen dezelfde werkgever heeft, heeft men in de praktijk vaak vooral contact met een beperkte groep collega's. Vaak zijn dit medewerkers die op dezelfde afdeling werken. De hechte band en onderlinge gesprekken over het vakgebied maken dat er binnen afdelingen haast een subcultuur ontstaat: een subcultuur met eigen gewoontes, gebruiken en tal van geschreven en ongeschreven omgangsvormen.
Zo’n eilandjescultuur, hoe ziet dat eruit in de praktijk?
Volgende voorbeelden zijn kenmerkend voor zo’n cultuur.
Wat zijn de voor- en nadelen van een eilandjescultuur?
Op zich spreken we over heel natuurlijk gedrag. Een organisatie als geheel is vaak te groot om het gevoel te hebben er écht bij te horen. Dat is binnen een afdeling met 10 tot 20 collega's een stuk eenvoudiger.
Daarbij speelt ook de functie of het specialisme een rol. Collega's binnen vakgebieden zoals marketing, IT of customer service delen bepaalde kennis en ervaring, wat de onderlinge hechting kan bevorderen. Denk bv. aan een medewerker klantenservice die verzucht dat de 'collega's van sales weer eens te veel hebben beloofd.' Of IT-collega's die gefrustreerd raken wanneer collega's van een andere afdeling de instructies keer op keer niet goed opvolgen. De onderlinge verbondenheid van elke kleinere groep draagt bij aan de verdeeldheid tussen die groepen, ook al behoren ze uiteindelijk tot dezelfde organisatie.
Hoewel een eilandjescultuur binnen organisaties de onderlinge verbondenheid kan versterken, heeft deze cultuur vaak een negatief effect op de organisatie als geheel en daarmee ook op de bedrijfsresultaten. Want wanneer afdelingen elkaar niet goed liggen of zelfs niet vertrouwen, zullen ze niet graag informatie of kennis delen. Dit kan ertoe leiden dat een klant minder goed geholpen wordt of dat een project vertraging oploopt als gevolg van slechte communicatie.
Daarbij heeft een eilandjescultuur ook impact op het welzijn van werknemers zelf. De tegengestelde belangen van verschillende afdelingen kunnen zorgen voor interne problemen en conflicten binnen een organisatie. Een interne machtsstrijd om kennis, budget en ideeën kan leiden tot een vermindering van productiviteit, kwaliteit en werkplezier. Ook zorgt een sterke eilandcultuur voor minder loyaliteit van werknemers naar degene die hun salaris uitbetaalt: de werkgever. Omdat ze zich niet zozeer verbonden voelen met het bedrijf waarvoor ze werken, zullen medewerkers ook eerder geneigd zijn om elders aan de slag te gaan.
Een oplossing voor de negatieve gevolgen van een eilandjescultuur: een wij-gevoel creëren.
Hoewel een eilandjescultuur met de verbondenheid tussen kleine groepen collega’s dus voordelen biedt op kleine schaal, slaan de effecten organisatiebreed vaak uit naar de negatieve kant. Steeds meer organisaties willen dan ook een gevoel van eenheid creëren.
Het doel is om afdelingen niet naar elkaar te laten kijken als concurrenten, maar als collega's die, net als zijzelf, streven naar hetzelfde. Uiteindelijk heeft iedereen natuurlijk baat bij goede bedrijfsresultaten. Hierbij kan een organisatie zichzelf doelen stellen. Denk bv. aan het versterken van het collectief gevoel, het bevorderen van de collegialiteit, het elkaar beter informeren en stimuleren, het delen van kennis en het vergroten van de onderlinge betrokkenheid.
Drie manieren waarop organisaties eilandjescultuur kunnen verzwakken
1. zorgen voor meer onderling contact
Over het algemeen hebben werknemers tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden het meeste contact met directe collega’s op de eigen afdeling. Het beeld dat daarbij ontstaat van andere afdelingen, klopt vaak niet met de werkelijkheid. Bedrijven die de samenhorigheid willen bevorderen, doen er dan ook verstandig aan om te stimuleren dat men meer met elkaar in contact komt. Wanneer men elkaar leert kennen kan het beeld vaak worden bijgesteld, kunnen vooroordelen worden weggenomen en komt er ruimte voor vertrouwen.
Dit kan onder meer door het opzetten van gezamenlijke projecten, het organiseren van gezamenlijke lunches of bijeenkomsten, teambuilding en het uitwisselen van werkervaringen. Wanneer het contact er eenmaal is, is de kans groter dat collega's van verschillende afdelingen elkaar op de werkvloer ook vaker zullen opzoeken.
2. het creëren van een gezamenlijk doel
Een andere manier voor bedrijven om meer samenhorigheid te creëren is, door het gezamenlijk belang helder te formuleren en medewerkers daarvan te overtuigen. Het is hierbij de kunst om de verschillende afdelingen te doen beseffen dat wanneer het collectieve belang niet wordt gediend, dit uiteindelijk ook negatieve gevolgen heeft voor de afdelingen zelf. Zo kunnen tegenvallende bedrijfsresultaten uiteindelijk leiden tot het uitblijven van een bonus of zelfs ontslagrondes. Bij het creëren van een gezamenlijk doel streeft een bedrijf ernaar om loyale, trotse en gemotiveerde medewerkers te krijgen die het collectieve belang verkiezen boven het belang van de afdeling.
3. het uitrollen van standaardprocessen
Een kenmerk van een eilandjescultuur is dat iedere afdeling er een geheel eigen werkwijze op nahoudt. Afspraken die enkel op bepaalde tijdstippen kunnen worden gemaakt, een mailbox die niet wordt gelezen of het hanteren van - veelal ongeschreven - procedures. Dit gaat vaak onder het mom: zo doen we het hier altijd. Een bedrijf kan dit deels voorkomen of veranderen door heldere processen en werkinstructies uit te rollen. Denk bv. aan het hanteren van een belscript, het gebruiken van officiële e-mailtemplates en een beleid met betrekking tot bereikbaarheid.
Wanneer een afdeling gewend of gehecht is aan een bepaalde werkwijze, is het soms lastig dit in één keer te veranderen. Cultuur, en dus ook een eilandcultuur, is hardnekkig. Een organisatie die de bedrijfscultuur ten goede wil veranderen dient zich hiervan bewust te zijn en afdelingen de ruimte geven om aanpassingen door te voeren. Het geven van die ruimte, waarbij de afdelingen worden begeleid, zal de eenheid op de lange termijn versterken.
Wacht met jouw onderneming niet te lang om een professionele partner onder de arm te nemen. Middels een scherpe analyse en het faciliteren van gesprekken in een veilige omgeving kan de eilandjescultuur op een duurzame wijze aangepakt worden. WE MEDIATE kan met betrekking tot dit thema de ideale partner voor jouw organisatie zijn.
Copyright © Alle rechten voorbehouden - Erkend door de Federale Bemiddelingscommissie (FBC) cfr. artikel 1727 §6 Gerechtelijk Wetboek met erkenningsnummer 4666.
